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15 + 1 ‘programmi’ che uso ogni giorno per lavorare in Produttività

15 lug
2015

Tempo stimato di lettura: 4 min.

App per gestire meglio il tempo

Una delle domande che mi viene posta più spesso riguardante l’argomento Produttività è: “quale programma usi per fare questo?” Partendo dal concetto che non è un programma a renderti produttivo, bensì sei tu che usando nel modo giusto un programma puoi fare di più con meno sforzo, questa è la lista dei principali programmi che uso più o meno quotidianamente nel mio flusso di lavoro.

“Non è un programma a renderti produttivo, solo usandolo nel modo giusto puoi esserlo”
> Twitta questa citazione

Attenzione: ci sono varie alternative a questi programmi e tieni conto che lavoro su piattaforma Apple (Macbook, iPhone, iPad…). Ricorda quindi che un programma che fa al caso mio potrebbe non fare per te e viceversa. Nel miglior spirito produttivo di Woody Allen quindi, “basta che funzioni”.

Ecco la lista dei 15 programmi (e non solo) che uso per lavorare in Produttività più un bonus che ho lasciato per la fine.

Evernote, Things, Dropbox, 1Password e gli altri

1. Evernote: è la mia memoria virtuale. Qui ‘deposito’ tutte le mie idee, annotazioni e le cose che mi passano per la testa. Ritaglio dal web articoli interessanti, ricerche e paper su Produttività e altro. Inoltre, tutta la mia documentazione importante finisce su Evernote dopo essere stata scansionata.

2. Gmail: da qui gestisco tutte le mie email. Faccio convergere tutte le caselle che ho a disposizione in una unica, il che mi permette di non disperdere tempo aprendo e cercando corrispondenza in altri account. Inoltre, posso accedere alla posta elettronica da qualunque dispositivo e terminale. Tengo comunque un backup delle email presenti su Gmail anche in un software di posta elettronica.

3. Things: è il task manager che uso, cioè è un tipo di programma di Produttività che serve a gestire obiettivi, cose da fare, to-do list, ecc. Semplice, flessibile grazie all’utilizzo dei tag, Things è accessibile da ogni mio dispositivo. Ne ho provati tanti e questo software non è perfetto, ma per come lo uso è il migliore sulla piazza.

4. Google Calendar: per gestire la mia agenda e i miei appuntamenti uso Google Calendar. È di semplice utilizzo e mi permette di avere calendari sincronizzati con altre persone, ad esempio ho un calendario condiviso con mia moglie che in tempo reale sa quando ci sono e può quindi contare su di me.

5. Hazel: è un programma un po’ ostico all’inizio che però, dedicandogli tempo per ‘educarlo’, automatizza parecchie operazioni, cioè fa in automatico cose che altrimenti dovresti fare tu manualmente. Lo uso soprattutto con i documenti scansionati; una volta riconosciuto il testo, ho dato delle regole a Hazel che sa esattamente che fare con quel file: rinominarlo, inviarlo a Evernote, archiviarlo, spedirlo al commercialista, ecc.

6. TextExpander: mi aiuta a risparmiare tempo. Inserendo una piccola serie di caratteri o una abbreviazione, TextExpander la sostituisce con il testo che voglio io, che può essere anche molto lungo. È utile, ad esempio, per le firme delle email, oppure quando si deve scrivere spesso testi e moduli simili, magari dovendo sostituire solo qualche parola.

7. RescueTime: mi serve a tenere sotto controllo come impiego il mio tempo a computer. A seconda dei siti visitati o dei programmi usati, RescueTime (dopo averlo istruito) sa se in quel tempo ho lavorato, sono stato produttivo, ecc.

“Evernote, Dropbox, Things e gli altri: 15 e 1 programmi per lavorare in Produttività”
> Twitta questa citazione

programmi per lavorare in produttività e gestire meglio il tempo

8. Reeder: anche se i Feed RSS stanno passando di moda, continuano ad essere un modo furbo e produttivo di tenersi aggiornati con notizie e articoli di blog di riferimento. Reeder è pulito, veloce nell’utilizzo, presente su tutti i miei dispositivi e mi permette di smistare facilmente gli articoli che trovo interessanti.

9. Alfred: ha sostituito la funzionalita di ricerca tradizionale del mio Mac (Spotlight), rendendola molto più produttiva. Ricerca velocemente file sul computer o su internet. Posso anche dare comandi veloci al Mac (spegnerlo, riavviarlo, chiudere o aprire programmi…). La chicca di Alfred sta nella personalizzazione che se ne può dare. Posso ad esempio cercare da qui direttamente note su Evernote, cose da fare su Things, contatti da chiamare, siti internet da visitare tra i miei preferiti, tradurre parole al volo e molto altro ancora.

10. Dropbox: serve a tenere dei file in rete, utile quando si ha bisogno di avere copie di sicurezza oppure di condividerli in maniera veloce. Uso Dropbox soprattutto con clienti e amici per condividere file.

11. e 12. PDFScanner + PDFpenPro: uso questa accoppiata (più un paio di altri programmi) per gestire i documenti scansionati. PDFScanner è un software molto semplice: scansiona in bianco e nero (e non solo), raddrizza il foglio e mette insieme le varie pagine in un .pdf velocemente. Poi, passo il tutto a PDFpenPro per il riconoscimento OCR del testo, che è molto più preciso di quello di PDFScanner. In questo modo la pagina scansionata non è solo una immagine, ma un testo ricercabile come qualunque documento Office.

13. Bartender: programma molto semplice che sto provando da poco. Rende la barra dei menù essenziale, nascondendo le icone dei programmi che si avviano con il Mac, senza per questo disattivarli o chiuderli. Posso così lasciare in vista solo le icone dei programmi che uso più spesso.

14. Apple OS X Yosemite (messaggi – telefonate): ogni versione del sistema operativo di casa Apple porta miglioramenti. L’ultima versione ha apportato una feature davvero utile per me: poter rispondere a messaggi e telefonate direttamente dal Macbook. In questo modo, lavorando con le cuffie, se devo fare una telefonata o inviare un messaggio non devo passare a un altro dispositivo, ma rispondo direttamente dal Mac. Ne guadagna così il mio flusso di lavoro e la mia Produttività.

15. 1Password: è un gestore di parole chiave. Ricorda per te tutte le password che hai sparse per i tuoi account internet, basta ricordarne una principale da inserire nell’applicazione. In questo modo puoi usare chiavi d’accesso sicure e lunghe senza bisogno di ricordarle a memoria. 1Password lo fa per te.

+ il bonus che (forse) non ti aspetti

Spotify (con Cuffie Bose Quietcomfort): quando lavoro a computer, quando archivio documenti o anche quando faccio del lavoro più ‘fisico’, lascio che la musica mi dia il ritmo. Su Spotify trovo sempre la musica di cui ho bisogno e ho creato una specifica playlist pubblica per lavorare in Produttività. Inoltre, uso delle cuffie Bose Quietcomfort che, grazie alla cancellazione del rumore, mi permettono di essere produttivo anche in situazioni precarie, come in aeroporto, in aereo o in treno.

Anche tu hai domande sulla Produttività che non hai mai osato chiedere? Ora puoi! Inviami la tua domanda e sarò lieto di darti una risposta che potrebbe diventare anche un prossimo argomento di questo blog.

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Chi Sono
Leonardo Leiva Bio
Sono Leonardo Leiva, Coach, Esperto in Produttività e Trainer di PNL (Programmazione Neurolinguistica). Dopo varie esperienze in campo aziendale, ho avviato il progetto Life Lab Coaching. Mi occupo principalmente di Produttività, cioè dei modi che aziende e individui hanno per fare di più utilizzando meno tempo e risorse, trattando argomenti quali la gestione di email, progetti, riunioni, team, agenda, il processo di delega, e più in generale i modi di affrontare le attività di ogni giorno in modo efficiente ed equilibrato. Sono anche formatore per aziende e organizzazioni, oltreché nel campo della Produttività, su temi quali Leadership e Comunicazione Efficace. Come Coach metto a disposizione i miei talenti a servizio di chi vuole mettere ordine nella propria Vita facendo spazio a ciò che è più importante. Se hai un Obiettivo da raggiungere, oppure vuoi fare crescere la tua organizzazione, contattami via e-mail, Facebook o Twitter e sarò felice di aiutarti.

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