Come fare delle riunioni efficaci in ufficio

…ovvero un articolo contro la riunionite.

La riunionite è una delle malattie professionali più difficili da combattere. Quando colpisce un manager inizia a permeare lentamente in tutto il sistema azienda fino a renderla una religione, un motivo di vanto, un momento irrinunciabile della vita aziendale.

Le riunioni in alcuni casi possono essere ciò che di più sbagliato può esistere per un’azienda. Un gruppo di persone chiamate, magari con un appuntamento fisso, per essere informate su progressi o progetti di cui, il più delle volte, o non sanno alcunché oppure non hanno alcun potere decisionale.

Si fanno riunioni per qualunque cosa, dall’informare il ragioniere dei nuovi componenti che vengono utilizzati sul prodotto X, con tanto di dettaglio sugli schemi tecnici, al decidere il modello di macchinetta del caffè o di stampante da acquistare.

Fare un breafing invece è un modo più cool di definire una riunione. In questo caso però, la riunionite è ormai a uno stato avanzato.

Sintomi e cure

Nonostante la riunionite sia un male oscuro della vita aziendale, ci sono alcuni chiari sintomi per individuarla, con le rispettive cure che possono essere intraprese per combatterla:

1. Le riunioni informative sono inutili: utilizzare una riunione per informare il personale di progressi o per dare notizie è solo uno spreco di denaro e di tempo. Ci sono strumenti migliori per farlo: telefono e mail.

2. Le riunioni periodiche non servono: si parla quando si ha qualcosa da dire. Allo stesso modo, si fa una riunione solo quando è necessario.

3. Chiamare tutto il personale non serve: solo le persone coinvolte nell’argomento di discussione devono essere chiamate. Le altre possono sempre avere accesso alle informazioni in altri modi.

4. Non servono a fare team building: il gruppo si crea ogni giorno, con i gesti quotidiani. Inoltre, un gruppo di persone chiuse in una stanza piccola e senza aria, in cui per la maggior parte del tempo si parla di cose superflue, non si sentirà in alcun modo coinvolta né desiderosa di fare team.

Prevenzione

Fortunatamente, esistono dei modi per prevenire la riunionite:

1. Migliora la comunicazione aziendale: usa bacheche online e newsletter interne per tenere aggiornato il personale di ciò che si dice o si fa in azienda.

2. Migliora l’ambiente aziendale: crea degli spazi in cui le persone si sentano libere di parlare e di organizzare dei meeting spontanei.

3. Crea dei team di lavoro: in questo modo il team sarà sempre aggiornato sui progressi del progetto. Ogni membro del team aggiornerà il suo rispettivo reparto dei progressi, solo per la parte di loro competenza.

4. Dai delle deleghe decisionali: dai delle regole decisionali per tipo di decisione (es.: acquisto di cancelleria) o per importanza (es.: acquisti da meno di 1.000 euro).

5. Migliora il clima di lavoro: un clima lavorativo positivo e aperto permette di sviluppare il dialogo in maniera naturale. In questo modo, anche chi non è coinvolto direttamente in un progetto, essendo comunque nella posizione di poterne seguire gli aggiornamenti, può proporre le proprie idee.

6. Crea delle riunioni per sviluppare progetti ed idee: questo è il modo corretto di usarle. Su un argomento circoscritto, solo quando serve, per il tempo necessario, tra le persone direttamente coinvolte.

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