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Più tempo ti darai, più ci metterai

14 giu
2016

Tempo stimato di lettura: 2 min.

Essere più produttivi grazie alla legge di Parkinson

Sono già diversi gli ambiti in cui si testa l’orario di lavoro di 6 ore. Quello che viene evidenziato da queste ricerche è che, anche se il tempo dedicato al compimento delle mansioni è minore delle canoniche 8, nel complesso la produttività dei dipendenti aumenta, e riescono più o meno a fare “le stesse cose” che facevano prima, soltanto impiegando meno ore.

La cosa non mi sorprende. Prendiamo un ipotetico dipendente di un ipotetico ufficio pubblico italiano. Nelle 8 ore lavorative ci sono interruzioni, pause caffè, pause sigaretta, chiacchiere con i colleghi, ecc. Produttività nel cestino. Qualcuno però, se potesse farlo, probabilmente preferirebbe fare qualche pausa in meno per rientrare prima a casa (ci sono altre persone che, invece, non riusciresti a mandare a casa neppure a pedate, ma questa è un’altra storia).

C’è dell’altro però. Se un dipendente sa di dovere fare 20 pratiche al giorno in 8 ore, impiegherà quel tempo per farlo. Non importa la difficoltà della pratica, gli elementi da considerare, le telefonate da fare, ecc. Impiegherà quel tempo. La magia sta nel fatto che se gli dici che dovrà revisionare le stesse 20 pratiche in 6 ore, probabilmente ci riuscirà. Questo perché troverà delle strategie più produttive per riuscire a fare le stesse cose in meno tempo.

Si tratta della “famosa” ‘Legge di Parkinson’.

Pensa a qualcuno che segue un progetto. Di solito quella persona se la prende comoda fino a poco prima della scadenza. Da qui c’è un picco di operosità e produttività che lo porta a finire, guarda caso, poco prima della data limite, forse addirittura lo stesso giorno, magari a ultimo momento. Un po’ come quando c’era la maglia nera di ultimo classificato al Giro D’Italia, in cui c’era una gara parallela di corridori che facevano di tutto per arrivare ultimi, bastava soltanto stare dentro il tempo limite di ogni singola tappa per non essere squalificati. Ma cosa succede se la data di scadenza viene anticipata? Di solito questo picco di impegno e dedizione si ha prima della norma e, guarda caso, nonostante lo spostamento di deadline, la scadenza viene comunque rispettata.

Di fatto, la giornata lavorativa non è altro che un mini progetto di una giornata, per cui non mi sorprende che lo stesso meccanismo si rifletta anche sulla singola giornata di lavoro.

Le persone, di solito, sono abituate a lavorare tenendo in mente le tempistiche che devono rispettare e regolano il loro tempo e il loro impegno di conseguenza. Più si avvicina la scadenza, più tempo dedicano e più dedizione ci mettono, lavorando in maniera produttiva. Meno vicini sono, più tempo trovano da dedicare a cose meno utili (riunioni e comunicazioni lunghissime, guardare e riguardare la stessa bozza di progetto, riparlare e rimandare le stesse decisioni…) o addirittura alle perdite di tempo (chiacchiere, interruzioni, social network…)

“Se ti dai troppo tempo per fare una cosa sarà comunque il tempo che impiegherai nel farla”
> Twitta questa citazione

La morale è: se ti dai più tempo del necessario nel fare una cosa, probabilmente sarà comunque quello il tempo che impiegherai nel farla. Perché te la prenderai comoda, guarderai e riguarderai le stesse cose, considererai più opzioni del necessario invece di stringere il campo, continuerai ad aprire Facebook & co. invece di stare concentrato, ecc.

Al contrario, meno tempo ti dai, più resti focalizzato, meno tempo perdi in quisquilie, e più produttivo è il tuo modo di agire.

“Pensa a quanto tempo ti daresti per fare qualcosa e togli via 1/3: probabilmente ti basterà”
> Twitta questa citazione

Una buona regola empirica da seguire è: pensa a quante ore o giorni ti daresti per fare quella determinata cosa è togli via un terzo del tempo. I due terzi rimanenti, probabilmente, ti basteranno per portarla a termine.

Chi Sono
Leonardo Leiva Bio
Sono Leonardo Leiva, Coach, Esperto in Produttività e Trainer di PNL (Programmazione Neurolinguistica). Dopo varie esperienze in campo aziendale, ho avviato il progetto Life Lab Coaching. Mi occupo principalmente di Produttività, cioè dei modi che aziende e individui hanno per fare di più utilizzando meno tempo e risorse, trattando argomenti quali la gestione di email, progetti, riunioni, team, agenda, il processo di delega, e più in generale i modi di affrontare le attività di ogni giorno in modo efficiente ed equilibrato. Sono anche formatore per aziende e organizzazioni, oltreché nel campo della Produttività, su temi quali Leadership e Comunicazione Efficace. Come Coach metto a disposizione i miei talenti a servizio di chi vuole mettere ordine nella propria Vita facendo spazio a ciò che è più importante. Se hai un Obiettivo da raggiungere, oppure vuoi fare crescere la tua organizzazione, contattami via e-mail, Facebook o Twitter e sarò felice di aiutarti.

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